GLOSARIO DE TERMINOS
ARCHIVISTICOS.
1.
ACERVO DOCUMENTAL: entendemos como acervo documental el conjunto de
colecciones de un individuo, institución, fondo o grupo de registros o un
conjunto de ellos que forman un archivo.
2.
ACTIVIDAD ADMINITRATIVA: En Archivología, toda acción que genera
documentos se entiende por actividad. También se denomina actividad al transcurso de tiempo durante el cual se
realiza una operación.
3.
ACOTACIÓN: Advertencia o comentario puesto en un escrito,
particularmente en el margen de un escrito.
4.
ACUBITOR: Título honorífico en la corte de los emperadores de
Constantinopla.
5.
ADULTERACIÓN: Derivados de adulterar, dé significado deducible. Cambio
o modificación dolosa del contenido o forma de un documento o producto.
6.
AGN: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
7.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Grupo, conjunto o reunión de cosas. Se
aplica particularmente a un conjunto de
documentos que se asocian con un propósito o por características comunes.
8.
AGENTE: Se aplica como nombre y adjetivo culto o científico a lo que
obra o tiene capacidad para obrar.
9.
ARCHIVALIA: Término adoptado de las escuelas europeas, como conjuntos
de materiales de consulta de un archivo.
10.
ARCHIVERO: Es la persona que tiene a cargo un archivo o sirve como
técnico en el efectúa los estudios teórico prácticos sobre el manejo, cuidado y
ordenamiento de archivos y documentos ha recibido el correspondiente título
profesional.
11.
ARCHIVISTICA: Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las
colecciones y documentos que ahí se conservan.
12.
ARCHIVO: Lugar en que se guardan documentos.
13.
ARCHIVO CENTRAL: Lugar donde se conservan expedientes de asuntos
terminados, o piezas de archivos que concentran los archivos de trámite.
14.
ARCHIVO DE GESTION: También llamado de oficina, contiene los documentos
que según la edad de los mismos dentro del ciclo vital corresponden a la
primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se
corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de éstos
15.
ARCHIVO HISTÓRICO. Son los formados con documentos procedentes de las
fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector
público, que por su contenido o naturaleza se deban incluir en archivos
históricos.
16.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de
los documentos en su ciclo vital
17.
ARCHIVÓLOGO: Es la persona que cultiva la disciplina y contribuye con
estudios especializados a su progreso doctrinario.
18.
BIBLIORATO: Carpeta de cartón, de lomo ancho, con anillas, para
archivar documentos, archivador.
19.
BIBLIOTECA: Local en que se guardan e instalaciones para tenerlos,
ordenarlos, servirlos, leerlos, etc.
20.
BULA: Documento imperativo y dispositivo.
21.
BÚSQUEDA: Actividad cuyo fin es la de reunir información que refiera al
interés de su objeto de estudio.
22.
CATALOGO: Series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja
un archivo o bien de las entidades físicas o morales que intervienen en la
tramitación de ellos documento secundario que registra y escribe los documentos
reunidos de manera temporal o permanente.
23.
CENTRO DE DOCUMENTACION: Son centros especializados creados con el
propósito de recopilar datos, producir información y ponerla al alcance de todas aquellas
instituciones que lo requieran.
24.
CICLO VITAL: conjunto de periodos
importantes, que transcurren desde la elaboración de un documento, hasta
que transcurre la vida útil del mismo.
25.
CONSERVACION DOCUMENTAL: Conjunto de procedimientos y medidas
preventivas y correctivas desarrolladas para garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo sin alterar.
26.
CONSULTA DOCUMENTAL: La consulta de los documentos en los archivos de
gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos deberá efectuarse
permitiendo en acceso a los documentos cualquiera que sea su aporte.
27.
CUSTODIAR: Guardar consumo y vigilancia.
28.
DATO: Elemento que sirve de base a un razonamiento o a una
investigación.
29.
DEPÓSITO: Conjunto de cosas puestas o guardadas en un sitio para poder
disponer de ellas en el momento necesario, o hasta que se realice con ellas
alguna operación.
30.
DIGITALIZACION: Es el proceso de convertir información analógica en
formato digital. Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas:
cartas, manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, micro
formas, películas, efemérides, objetos tridimensionales.
31.
DIPLOMATICA: Estudio científico de los diplomas y otros documentos,
tanto en sus caracteres internos como externos, principalmente para establecer
su autenticidad o falsedad.
32.
DISPOSICIÓN FINA : Decisión resultante de la valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conversación
total, eliminación, selección y/o reproducción.
33.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el
medio utilizado, todo soporte que registra información física.
34.
DOCUMENTO ACTIVO: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
35.
DOCUMENTO BORRADOR: es un documento provisional preparatorio previo al
ejemplar.
36.
DOCUMENTO COPIA: Reproducción exacta de un documento.
37.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Soporte que contiene un texto que es el resultado
de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de
sus objetivos y finalidades.
38.
DOCUMENTO DISPOSITIVO: son aquellos donde su voluntad con intención de
ser obedecida.
39.
DOCUMENTO FACILATIVO: Documento producido en cumplimiento de funciones
idénticas o comunes en todas las entidades.
40.
DOCUMENTO INACTIVO: Es un documento que no se consulta más de un vez
por año. Este término se aplica al mismo tiempo a la correspondencia y a los
expedientes individuales, pero no incluye necesariamente el volumen cerrado de
un documento activo.
41.
DOCUMENTO MINUTA: Es un boceto esquema o enumeración de asuntos que
abran de trascribirse al documento original.
42.
DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos
y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
43.
DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.
44.
DOCUMENTO SUSTANTIVO: Son los que sirven a las funciones para las
cuales la institución los crea.
45.
DOCUMENTO VITAL: son aquellos que poseen un valor crítico para su
Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado
especial a la hora de ser almacenados y preservados.
46.
DOCUMENTOS DE APOYO:
47.
ENCUADERNAR: Coser o pegar unos a otros los pliegos u hojas que han de
constituir un libro o cuaderno y ponerles unas tapas.
48.
EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en
la resolución de un mismo asunto.
49.
FACSIMIL: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un
medio mecánico, fotográfico o electrónico.
50.
FOLIACION: Numeración no interrumpida de una serie o documentos que
constan en más de un cuaderno, tomo o volumen.
51.
FOLIO: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están
numerados por hojas y no por páginas.
52.
FOLIO RECTO: Primera página de un folio cuando son éstos y no las
páginas los numerados.
53.
FOLIO TESTIGO: Es la página que queda como prueba.
54.
FOLIO VUELTO: Revés o segunda plana de la hoja del libro que no
está numerada sino en la primera
55.
FONDO ACUMULADO: Son documentos reunidos por una entidad en el
transcurso de vida institucional sin un criterio archivístico determinado de
organización y de conservación.
56.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
57.
GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
58.
GUIA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos
documentales de uno o varios archivos indicando sus características
fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los
forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
59.
INFORMACION: es un conjunto organizado de datos procesados, que
constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o
sistema que recibe dicho mensaje.
60.
ISAAF:
61.
ISAAR: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a Instituciones, Personas y Familias
62.
ISAD: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos, a Instituciones.
63.
LEGAJO: Es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel formatos y técnicas con una
organización de agrupación de la A-Z la conservación de estos es empastada en
forma de libro.
64.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS: la Ley General de Archivos define el Sistema
Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas
articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los
procesos archivísticos.
65.
LIBRO: Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y
materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o
blanda lomo o hueco o adherido a la misma costura sobre cintas.
66.
LISTADO: Producto del
procesamiento de documentos, nóminas,
listas de rayas, de asistencia, etc.
67.
MARBETE: Etiqueta. Letrero que se pega en cualquier sitio con el nombre
de lo que contiene, la dirección a donde se manda, etc.
68.
MICROFILMACION: MICROFILMACION: Técnica que permite registrar
fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta
resolución.
69.
MICROFICHAS: Fotografía que reproduce, a escala muy reducida, un
documento de archivo.
70.
NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.
71.
NUNCUPATORIO: Se aplica a las cartas o escritos en que se nombra a
alguien para un empleo o dignidad, se le nombra heredero o se le dedica una
obra.
72.
ORDENACION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en
establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la
fase de clasificación.
73.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la
clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una
institución.
74.
PAGINA: conjunto de cuatro hileras de vides formando un rectángulo,
deriva. De pángere, hincar.
75.
PAGINACON: Acción y efecto de paginar. Numeración de las páginas.
76.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
77.
PIEZA DOCUMENTAL: Unidad documental, físicamente separable, integrada
por uno o varios documentos, reunidos físicamente, de manera que pueden
tratarse como unidad.
78.
PLAZO PRECAUCIONAL: Se inicia con el término e la vigencia, es pues tan
concreto como el fin de esta. El término del plazo precaucional son se produce
por un hecho administrativo. Los dos objetivos son de responder reclamaciones e
cualquiera de las partes involucradas en el documento o su tramitación, o
servir de sustento a otro documento ahora vigente
79.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la
teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
80.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la
teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por
una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
81.
PRODUCCION DOCUMENTAL: Es el conjunto de actividades y disposiciones
generales que permiten generar documentos en óptimas condiciones y en
cumplimiento de las funciones de cada dependencia.
82.
REGISTRO: Manera de estar las dos páginas de una misma hoja cuando no
se corresponden debidamente.
83.
RECEPCION DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de actividades que buscan
verificar y controlar la recepción de documentos en la Universidad,
formalizando los procedimientos a través de manuales e identificando de manera
oportuna los nuevos medios para la recepción de documentos a fin de que sean
controlados.
84.
REPROGRAFIA: Rama de la Archivología que estudia al conjunto de
procedimientos destinados a la reproducción de documentos.
85.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones archivísticas
articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de
los procesos archivísticos.
86.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene información según
los materiales empleados además de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales fotográficos fílmicos informáticos orales y sonoros.
87.
SINTAXIS DE ARCHIVO INDIRECTO: Aquel en el que para localizar un
expediente debe consultarse previamente el catálogo alfabético debido a que la
clasificación y ordenación de los expedientes no son evidentes.
88.
TAQUIGRAFÍA: Arte de escribir tan aprisa como se habla, mediante la
utilización de ciertos signos que simplifican la escritura.
89.
THESAURUS: Es un diccionario que
muestra la equivalencia entre los términos o expresiones del lenguaje natural y
aquellos términos normalizados y preferentes del lenguaje documental, así como
las relaciones semánticas que existen entre otros términos.
90.
TIEMPO DE VIGENCIA: El tiempo de vigencia es aquel durante el cual el
documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su
texto o va implícito en su tipo documental. Es el que comporta el valor máximo
porque todos los documentos son creados para estar vigentes, no para ser
estudiados por los historiadores. El valor de los documentos de archivo, como
patrimonio documental, reside precisamente en que nacen sin intencionalidad
narrativa. Nada puede eliminarse ni destruirse mientras está vigente.
91.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.
92.
TRADICION DOCUMENTAL: Es el carácter o atributo de un documento de
archivos, que se origina en el objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares
y permite clasificar tales ejemplares en original, copia, borrador y minuta
93.
TRAMITE DOCUMENTAL: Recorrido del documento desde su producción o
recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
94.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes.
95.
TRD: Las TRD son un listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital.
96.
TVD: Tablas de valoración documental Historia Institucional,
contextualizando el inicio, funcionamiento y finalización (en caso de
liquidación) de la institución señalando los actos administrativos de reestructuración.
97.
TUMBO: Libro grande de pergamino de la iglesias, monasterios y
comunidades, donde están copiados sus privilegios.
98.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Una organización de archivos o un grupo de
organizaciones de archivos regidos por un solo director o por una sola
administración.
99.
UNIDAD DE ALAMACENAMIENTO: Cualquier unidad física de material de
archivos tal como un volumen y legajo, un expediente, etc., disponible en las
salas de estudio.
100.UNIDAD DE CONSERVACION: Dentro de la
conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren
agrupados con ganchos o costuras la archivista se define como la unidad de
conservación en base a cualquier archivo.
101.UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los
procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple,
cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la
constituyen varios, formando un expediente.
102.VALE: Papel o seguro que se hace a favor de
uno obligándose a pagarle una cantidad de dinero.
103.VALOR ADMINISTRATIVO: Cualidad que para la
administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y
actividades.
104.VIGENCIA: La vigencia puede definirse en sí
misma como la fuerza que tiene un documento de archivo para obligar,
testimoniar o informar.
105.XEROGRAFÍA: Procedimiento fotográfico para la
reproducción de documentos escritos, impresos o dibujados.
